Príspevok zamestnávateľa na rekreáciu z pohľadu ochrany osobných údajov

Všetci prevádzkovatelia, ktorí sú zamestnávateľmi a poskytujú príspevky na rekreáciu svojim zamestnancom (povinne – v prípade zamestnávateľov s 50 a viac zamestnancami, alebo dobrovoľne – v prípade zamestnávateľov so 49 a menej zamestnancami), by si v súvislosti s novelizáciu zákonníka práce od 1. januára 2019 mali aktualizovať aj pravidlá spracúvania osobných údajov.

Rámec na poskytnutie príspevku na rekreáciu je v zákonníku práce predmetom § 152a.  Z uvedeného vyplýva, že zamestnávateľ poskytne príspevok na rekreáciu:

  • formou rekreačného poukazu
  • alebo preplatením oprávnených výdavkov.

Pričom nárok na poskytnutie príspevku majú len takí zamestnanci, ktorých pracovný pomer u zamestnávateľa trvá nepretržite najmenej 24 mesiacov. V prípade zamestnancov, ktorí majú dohodnutý pracovný pomer na kratší pracovný čas, sa hodnota príspevku zníži. Splnenie podmienok na poskytnutie príspevku na rekreáciu sa posudzuje ku dňu začatia rekreácie.

Právny základ spracúvania pri posudzovaní nároku na príspevok

Každé spracúvanie osobných údajov musí byť vždy vykonávané zákonne – podložené vhodným právnym základom. V súvislosti s činnosťou posudzovania nároku na príspevok zamestnanca, bude právnym základom spracúvania osobných údajov čl. 6 ods. 1 písm. c) NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), keďže spracúvanie osobných údajov zamestnanca:

  • o nepretržitom trvaní jeho pracovného pomeru
  • o údajoch o kratšom pracovnom čase
  • a začiatku rekreácie

je zákonnou povinnosťou a nie možnosťou zamestnávateľa resp. prevádzkovateľa. Uvedené vyplýva aj z dokumentu Úradu na ochranu osobných údajov SR – Metodické usmernenie č. 2/2018  Zákonnosť spracúvania Aktualizovaná verzia zo dňa 22.01.2019:

„Podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia je spracúvanie zákonné iba vtedy a iba v tom rozsahu, ak je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. V súčasnosti je potrebné si vykladať predmetné ustanovenie v zmysle stanoviska Európskej komisie, ktorá zastáva názor, že tento právny základ spracúvania osobných údajov môže prevádzkovateľ využiť iba v prípade, ak ide o zákonnú povinnosť, nie oprávnenie, či možnosť zakotvenú v zákone.“

Zoznam spracúvaných osobných údajov

Ak zamestnávateľ poskytuje príspevok preplatením oprávnených výdavkov, potom zamestnanec preukazuje zamestnávateľovi tieto výdavky predložením účtovných dokladov, ktorých súčasťou musí byť označenie zamestnanca.  Zároveň sú oprávnenými výdavkami aj preukázané výdavky zamestnanca, napríklad na manžela, dieťa a inú osobu žijúcu so zamestnancom v spoločnej domácnosti, ktorí sa so zamestnancom zúčastňujú na rekreácii. Rozširuje sa tak okruh dotknutých osôb, o ktorých zamestnávateľ z dôvodu poskytnutia príspevku na rekreáciu, bude spracúvať osobné údaje. A keďže zákonník práce nevymedzuje zoznam osobných údajov, ktoré majú byť o týchto fyzických osobách predmetom spracúvania, potom je na posúdení zamestnávateľa vopred definovať vyžadované osobné údaje, a to s ohľadom na zásadu minimalizácie údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, keď osobné údaje musia byť  vždy primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú.

Informovanie o spracúvaní osobných údajov

Zároveň je potrebné zabezpečiť transparentné informovanie dotknutých osôb o tom, ako budú ich osobné údaje spracúvané. Máme na mysli plnenie povinnosti podľa čl. 13 a aj čl. 14 všeobecného nariadenia o ochrane údajov, keďže osobné údaje nebudú vždy získavané priamo od dotknutých osôb. Z tohto dôvodu je preto potrebné aktualizovať aj politiky spracúvania osobných údajov, ktoré zamestnávatelia zverejňujú napríklad prostredníctvom svojich webových stránok.

Outsourcing

Prevádzkovatelia môžu celé riadenie poskytovania príspevkov na rekreáciu zastrešiť spoluprácou s externou organizáciou. Keďže však nevyhnutnou súčasťou celého procesu poskytovania príspevkov bude aj spracúvanie osobných údajov, potom sa toto partnerstvo automaticky presúva do roviny „Prevádzkovateľ – Sprostredkovateľ“ a jeho podmienky musia byť upravené zmluvne tak, aby spĺňali všetky náležitosti čl. 28 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.

Na záver

V súvislosti s poskytovaním príspevkov na rekreáciu preto odporúčame najmä:

  1. Definovať zoznam a podmienky spracúvania osobných údajov, ktoré budú za účelom poskytnutia príspevku na rekreáciu spracúvané.
  2. Aktualizovať interný predpis, ktorými sa riadia oprávnené osoby zamestnávateľa pri spracúvaní osobných údajov.
  3. Doplniť informácie o spracúvaní osobných údajov, ktoré sú poskytované dotknutým osobám.
  4. Ak budú osobné údaje spracúvané sprostredkovateľom, potom zabezpečiť, aby spolupráca bola upravená zmluvne.
  5. Doplniť záznam o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa podľa čl. 30 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
Od |2019-04-08T11:21:40+00:006. februára 2019|Blog|0 Comments

O autorovi:

Martina Kroupová
Vyštudovala som fakultu mechatroniky Trenčianskej univerzity Alexandra Dubčeka. Od roku 2005 sa aktívne venujem ochrane osobných údajov. Osobne sa podieľam na analýzach spracúvania osobných údajov a spolupracujem pri vypracovávaní bezpečnostných dokumentácií, ktoré sú založené na systémoch procesného riadenia tak, aby dokumentácia vyhovovala auditom a požiadavkám na certifikáciu systémov manažérstva kvality a zároveň bola v súlade so všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR). Som hlavnou autorkou a gestorkou internetovej knižnice Centra ochrany osobných údajov. Pôsobím ako lektorka odborných školení.